2012

The following Annual Reports were prepared for presentation at meetings of the Board of Directors of the Foundation. In some years when it was not possible for the Board to meet in person, the reports were submitted electronically. The reports are in English or Spanish. 

Financial Report 2012

Bank records for 2012 for Pro-Moskitia Foundation

January 1, 2012 Savings Account $242.32 Checking Account $8310.94

01/31 dividend .06

01/17 deposit by check AHN 1000.00

01/17 deposit cash AHN 30.00

01/20 check #105 Greta Olivas website upgrade 125.00

balance Savings Account 242.38, Checking Account 9215.94

02/29 dividend .05

02/21 deposit by check Dina Fagoth 150.00

balance Savings Account 242.43, Checking Account 9365.94

03/31 dividend .06

03/19 deposit by check and cash AHN 1200.00

balance Savings Account 242.49, Checking Account 10565.94

04/30 dividend .05

04/02 deposit cash AHN 414.00

04/02 deposit check AHN 11.00

balance Savings Account 242.54, Checking Account 10990.94

05/31 dividend .05

05/15 check #108 BAPAWAT 750.00

05/22 deposit cash Samilpa donation 184.00

05/23 check #106 Quickbooks software 194.84

05/23 check #109 Laptop computer 499.98

balance Savings Account 242.59, Checking Account 9730.12

06/31 dividend .05

06/04 deposit by check AHN 1060.00

06/05 check #110 Aprendiendo Juntos 1st Semestre 2012 2320.00

balance Savings Account 242.64, Checking Account 8470.12

07/31 dividend .05

balance Savings Account 242.38, Checking Account 8470.12

08/31 dividend .05

08/11 check #112 149.99

08/11 deposit by check Maria del Carmen Leon donation 150.00

08/11 deposit by check San Jose 555.45

08/01 deposit by check San Jose 000.00

balance Savings Account 242.74, Checking Account 10025.58

09/30 dividend .04

balance Savings Account 242.78, Checking Account 10025.58

10/31 dividend .05

10/24 check #113 Apriendiendo Juntos 2nd Semestre 2012 1770.00

($1770.00 + $90 taken in cash to Nicaragua by Aurora y P. Melesio)

balance Savings Account 242.83, Checking Account 8255.58

11/30 dividend .04

balance Savings Account 242.87, Checking Account 8255.58

12/31 dividend .05

12/18 check #114 318.00

(money transfers to Rosa Rosales Silva $108.00 and Jimmy Chang Castillo $208.00)

12/19 deposit cash, excess money transfer fees 2.00

Balance Savings Account 242.92, Checking Account 7939.58

summary of expenses 2012

Learning Together $4090.00 (Education)

Bapawat $750.00 (Multipurpose Coop)

Parroquia Santa Inez $208.00 (Jimmy Chang)

Convento Santa Inez $108.00 (Rosa Rosales)

Money Transfer fees $38.00

Computer supplies $844.81 (for Treasurer)

Website upgrade $125.00 (Greta Olivas)

Total $6163.81

Summary of income 2012

Donation Amigos y Hermanos de Nicaragua $444.00

Donation Dina Fagot $150.00

Donation Leopoldo Martinez $11.00

Donation Maria del Carmen Leon $150.00

Donation Nidia Oporta $100.00

Donation Ramon & Joyce Samilpa $84.00

Donation San Jose Church $4815.45

Dividend from A+FCU $0.60

Total $5755.05

Bank records for 2013 for Pro-Moskitia Foundation of Nicaragua

January 1, 2013 balance Savings Account $242.92 Checking Account $7939.58

01/31 dividend 0.05

01/31 balance Savings Account 242.97, Checking Account 7939.58

02/23 cash withdrawal, 1st Semestre 2775.00

02/26 cash deposit, AHN 702.00

02/28 dividend 0.04

02/28 balance Savings Account 243.01, Checking Account 5866.58

03/19 check #115, money transfer fees 20.00

03/31 dividend 0.05

03/31 balance Savings Account 243.06, Checking Account 5846.58

04/30 dividend .04

04/30 balance Savings Account 243.10, Checking Account 5846.58

05/31 dividend 0.04

05/31 balance Savings Account 243.14, Checking Account 5846.58

06/31 dividend 0.04

06/31 balance Savings Account 243.18, Checking Account 5846.58

07/13 deposit 120.00

07/31 dividend 0.04

07/31 balance Savings Account 243.22, Checking Account 5966.58

08/12 cash withdrawal, 2nd Semestre 2245.00

08/15 cash deposit, excess transfer fees 2.00

08/31 dividend 0.04

08/31 balance Savings Account 243.26, Checking Account 3723.58

09/30 dividend 0.04

09/30 balance Savings Account 243.30, Checking Account 3723.58

10/31 dividend 0.04

10/31 balance Savings Account 243.34, Checking Account 3723.58

11/30 dividend 0.04

11/30 balance Savings Account 243.38, Checking Account 3723.58

12/18check#11315, deposit, AHN 3,500.00

12/31 dividend 0.04

12/31 balance Savings Account 243.42, Checking Account 7223.58

summary of expenses 2013

Learning Together $5000.00 (Education)

Money Transfer fees $38.00

Total $5038.00

Summary of income 2013

Amigos y Hermanos de Nicaragua $702.00

Dividend from A+FCU $0.51

Amigos y Hermanos de Nicaragua $3,500.00

Total $4202.51

Report of February 2013

From: Barnabas Waldan Braulin
Sent: Friday, February 22, 2013 8:51 AM
To: melelsio espinoza
Cc: Casta Calderón; Philip mullins
Subject: Dia takisas

Padre dia takisa
nahwala pat mai lakri plresupuesto firmado por el Doctor Rodriguez (Ayer les hice llegar la minuta de presupuesto ya firmado por el Doctor Rodriguez). Hoy le haremos llegar la sarta solicitud de modificacion de presupuesto, para dar respuesta al problema de transporte. saludes

Buenos dias Barnabas

No se si el padre le dijo que el documento que recibimos no viene firmado por parte de ustedes. Podria revisar por favor y reembiarlo firmado.

Gracias por todo su apoyo.

Report of April 2013

19/04/13, Ms. Casta Calderón, Pro-Moskitia, Sus manos

Ante todo reciba de colaboradores "Proyecto Educativo Rural/Junto Aprendiendo" sinceros saludos y la vez exitos en sus funciones.

Agradeciendo de antemano por tus valiosos esfuerzas para que nuestros profesores secundaria Rural se capaciten mejor como educadores, afianzando sus conocimientos, transmitan dichos conocimiento con major seguridad a nuestros alumnos para que estos en el futuro egresen más seguros para seguir una carrera universitaria y que por ende se superen personalmente y por tanto su futura familia, comunidad, región, su pais.

En el 1ro semester de este año tenemos contemplado 5 encuentros contamos con un presupuesto para este semestre y el monto por rubro, igual encuentros se tiene previsto para el 2do semester. Costo total por los dos semesteres es de US $5,000 pero actualmente tenemos para el 1ro semester US $3150.23 cuyo ingreso es de la siguiente forma:

-saldo anterior de encuentros de 2012 US $ 375.23

-primera remesa #15773284770 (02/23) US $1500.00

-segunda remesa #15773364549 (02/25) US $1275.00

total US $3, 150.23

Pero egreso se desglosa conforme rubro enviado:

Primer encuentro de planificacion, 14/03/2013 -US $ 226.00

US $ 2,924.23

Segundo encuentro, docencía, 16/03/2013 -US $ 415.00

US $ 2,509.23

Tercer encuentro, docencía 05/04/2013 -US $ 415.00

Monto disponible conforme tarjeta BANPRO US $ 2,094.23

Pero aunque desponemos de este fondo US $ 2,094.23

Como egreso tenemos:

dos encuentros pendientes de este semester -US $ 830.00

US $ 1,264.23

Contribución a 5 escuelas US $ 100 cada una -US $ 500.00

US $ 764.23

BAPAWAT -US $ 100.00

US $ 664.23

Facilitador/TEPCE -US $ 100.0

US $ 564.23

Este es el monto disponible con que se tiene disponible en BANPRO para el 2do semester del 2013 que tambien segun calendarización se tiene planificado 5 encuentros por lo que se tendra igual costo económico al 1ro semestre.

Tengo a mano document de los retiros bancarios y documentos de rendición por cada encuentro. Me permit en adajuntarle fotocopies de la targeta de la cuenta bancaria/BANPRO. Estoy para escuchar cualquiera observación que tengas que hacer a fin de consolidar este Proyecto Educativo Rural/ Aorendiendo Juntos.

De Vd. con el debido respect, Atentamente, Robert Rodriguez Gaitan, Miembro Comite

Project: Learning Together-2013

Responsable del proyecto en Nicaragua: Prof. Barnabas Waldan

Responsabe del Fondo Asignado al Proyecto: Dr. Roberto Rodriguez

Total aprobado para el 2013 US $ 5,000.00

Costo por Encuentro US $ 465.00

1ro Semestre US $2,775.00

2do Semestre US $ 2,225.00

Nota:

  • Se haran dos desemblolsos correspondientes a cada semestre.
  • Se nos enviaran reports mensuales del avane del proyecto.
  • Se nos enviara reporte financiero al final de cada semestre incluyendo copies de la cuenta de banco.
  • Del presupuesto asignado para costs de Administration, se debe pagar el costo de control de gastos y preparación de reports financieros.

19/04/13, Ms. Casta Calderon, Pro - Moskitia

First of all, I send sincere greetings and wishes for success to all those who are collaborators in " Rural Education Project / Learning Together ".

I thank you in advance for your valuable efforts on behalf of our secondary teachers to better enable them as educators. For strengthening their knowledge and ability to communicate with our students so they graduate, to go to university and achieve personal success. Their success will ensure the future of their family, community, region and country.

In 1st semester of this year we held five meetings. We have a budget for the 2nd semester. Total cost for both semesters is $ 5,000 but we currently have funds for 1st semester amounting to U.S. $ 3,150.23. The source of these funds is as follows:

Balance from 2012 U.S. $ 375.23

- first remission # 15773284770 (02 /23) U.S. $ 1,500.00

- second remission # 15773364549 (02 /25) U.S. $ 1,275.00

A total of U.S. $ 3, 150.23

Expenses were as follows:

First planning meeting, 14/03/2013, U.S. $ 226.00, balance U.S. $ 2924.23

Second meeting, teaching, 16/03/2013 - U.S. $ 415.00, balance U.S. $ 2509.23

Third meeting - teaching 05/04/2013 U.S. $ 415.00

Amount available under BANPRO card U.S. $ 2094.23

Leaving us with a balance of U.S. $ 2094.23

Other expenses:

Two remaining meetings this semester - U.S. $ 830.00, balance U.S. $ 1264.23

Contribution 5 schools each $ 100 -US $ 500.00, balance U.S. $ 764.23

BAPAWAT - U.S. $ 100.00, balance U.S. $ 664.23

Facilitator / TEPCE -US $ 100.0, balance U.S. $ 564.23

This is the amount that is available for the 2nd semester 2013 in the account at BANPRO. We have planned five meetings so economic cost will be equal to the 1st semester cost.

I have on hand a document listing bank withdrawals and surrender documents for each meeting. I have attached photocopies of the BANPRO account statements. I would welcome any observation you have in order to improve this "Rural Education Project / Learning Together".

Sincerely, Robert Rodriguez Gaitan , Committee Member

Treasurer's Comments:

Project Name: Learning Together- 2013

Responsible person in Nicaragua: Prof. Barnabas Waldan

Responsible person for Project Funds: Dr. Roberto Rodriguez

Total approved for 2013 U.S. $ 5,000.00

Cost per training session U.S. $ 465.00

Approved for 1st Semester U.S. $ 2,775.00

Approved for 2nd Semester U.S. $ 2,225.00

Note: 1. Two payments should be made for each semester. 2. We were sent monthly reports. 3. A financial report will be sent to us at the end of each semester including copies of bank account. 4. The budget allocated for costs of Administration should pay for cost control and preparation of financial reports.

Report of August 2013

Funds for teacher in-service training, 2nd Semester 2013

Pro-Moskitia Foundation of Nicaragua, Project: Learning Together- 2013, Location: Bilwi, RAAN, Nicaragua

Responsible for the project in Nicaragua: Barnabas Waldan Braulin

Responsible for the funds assigned to the project: Dr. Roberto Rodriguez Gaitan

2nd Semester 2013

Honoraria for instructors, $50 x 5 x 5, $1,250.

Refrigerated food $65 x 5, $325.

Educational material $0.00

Printing, photocopy $20 x 5, $100.

Transportation $65 x 5, $325.

Facilitator, TEPCE $50 x 1 month, $50.

Members of the committee $15 x 5, $75.

Cost of administration, BAPAWAT $100 x 1 semester, $100.

Total Program Expenses from General Fund $2,225.

Funds transferred by Barri Financial Group, 512 W. Stassney #107B, Austin, TX branch #41006 located in Michoacana Meat Market. Funds were sent in two separate installments because of a limitation of $1,500. per transfer by government regulation. Funds were withdrawn and transferred by Philip Mullins, Secretary, Pro-Moskitia Foundation based upon an agreement dated February 22, 2013 between Casta Calderon and Barnabas Waldan Braulin to fund a teacher in-service training project under the title, "Learning Together-2013". The 1st Semester was funded in February 23 and 26, 2013 for $2,775 plus $20 transfer fees. The total funding for the project in 2013 was $5,000 plus $38 in transfer fees.

Los fondos para la formación de profesores en servicio, segundo semestre 2013

Fundación Pro-Moskitia de Nicaragua, Proyecto: Aprendiendo Juntos-2013, Ubicación: Bilwi, RAAN, Nicaragua

Responsable del proyecto en Nicaragua: Bernabé Waldan Braulin

Responsable de los fondos asignados al proyecto: Dr. Roberto Rodríguez Gaitán

Segundo semestre 2013

Honorarios de instructores, $ 50 x 5 x 5 $ 1,250

Los alimentos refrigerados $ 65 x 5 $ 325

Material educativo 0

Impresión, fotocopia $ 20 x 5 $ 100.

Transporte $ 65 x 5 $ 325

Facilitador, TEPCE $ 50 x 1 mes $ 50.

Los miembros del comité de $ 15 x 5 $ 75.

El costo de administración, BAPAWAT $ 100 x 1 semestre $ 100.

Total de gastos del Programa del Fondo General $ 2.225.

Los fondos transferidos por el Barri Financial Group, 512 W. Stassney # 107B, Austin, TX rama # 41006 situado en Michoacana Meat Market. Los fondos fueron enviados en dos tramos separados por un límite de $ 1,500. por transferencia por la regulación gubernamental. Los fondos fueron retirados y trasladados por Philip Mullins, secretario de la Fundación Pro-Moskitia en base a un acuerdo de fecha 22 de febrero 2013 entre la Casta Calderón y Bernabé Waldan Braulin para financiar un proyecto de formación docente en servicio, bajo el título "Aprendiendo Juntos-2013". El primero semestre fue financiado en un 23 y 26 de febrero de 2013 de $ 2.775 más $ 20 las tasas de transferencia. La financiación total para el proyecto en el año 2013 fue de $ 5.000 más $ 38 de gastos de transferencia.


Sitio Web de Pro-Moskitia Foundation of Nicaragua

Reflexiones sobre el sitio web de la Fundación Pro - Moskitia

En los últimos dos años, muchas personas han solicitado y les ha dado la contraseña para el sitio web de Pro - Moskitia por lo general basada en su promesa de hacer cambios específicos en el sitio web. Afortunadamente ninguna de estas personas han hecho realmente un trabajo en el sitio web. Probablemente por esta razón el sitio web todovia funciona. La capacidad de realizar cambios en el sitio web de la Fundación se debe limitar a una o dos personas que son competentes y comprometidos. Por lo tanto, hago las siguientes observaciones.

¿Por qué elegí utilizar Virb.com

Opté por usar Virb.com porque esa empresa ofrece plantillas para sitios web que pueden ser creados y mantenidos sin conocimientos de HTML . El servicio cuesta $ 10 por mes . Yo pago por ese servicio . Virb.com no aloja el sitio web. El sitio web de Pro - Moskitia se encuentra alojado sin coste para nosotros por otra empresa llamada Media Temple. El costo para alojar un sitio web es de aproximadamente $ 10 por mes. Mi hijo, que es un desarrollador web, donó el costo para registrar el nombre de dominio. La cuota anual para registrar el uso del nombre de dominio es de $15.

Cuando los cambios son necesarios , los hago sin costo alguno para la Fundación. Los gastos corrientes de la página web son alrededor de $ 255 por año, todo lo cual es donado .

Virb.com ofrece una gran variedad de plantillas que la fundación puede elegir. Los cambios en el contenido del sitio web (pero no la plantilla ) son muy fáciles de hacer. Virb.com ofrece un tutorial en su página web sobre la forma de realizar cambios en el contenido.

Hace dos años un desarrollador web hizo cambios a la plantilla utilizando HTML. Casta Calderón manejó ese contrato y no sé el alcance de esos cambios.

Una estrategia sugerida para el mantenimiento de la página web de la organización

Sugiero que los cambios en el contenido del sitio web ser manejados por un voluntario (llamado el Webmaster) que realiza cambios en la página web sobre una base regular, tal vez cada tres meses. Todos los cambios sugeridos se deben dirigir a este voluntario. Este voluntario no tendrá que saber HTML. Los cambios realizados por el voluntario se limitan a cambiar el contenido de el sitio web, es decir, el texto y las imágenes.

Un desarrollador es una persona que sabe HTML y otras herramientas de programación de Internet y que crea o mantiene sitios web de forma profesional o de tiempo parcial. La fundación debe buscar un desarrollador calificado que tiene un interés personal en el trabajo de la Fundación y que se compromete a mantener ei sitio web de la Fundación por un período prolongado de tiempo. El desarrollador hará todos los cambios en la plantilla de la página web según sea necesario. El desarrollador debe ser pagado por este trabajo. Un estimado de $ 1,000 por año deben ser presupuestados para este trabajo. Lo ideal sería que esta persona va a ser alguien que puede leer Inglés , español y la lengua miskita . La persona puede residir en Nicaragua .

La fundación debe utilizar inicialmente un servicio como Virb.com o Squarespace.com que proporciona una plantilla para los sitios web. Este servicio tiene un costo aproximado de $ 10 por mes. El uso de la plantilla no requiere conocimientos de HTML, pero un desarrollador con conocimientos de HTML sería capaz de modificar la plantilla cuando sea necesario. Después de la organización cuenta con los fondos suficientes un desarrollador podría ser contratado para crear un sitio web personalizado para la organización a un costo de hasta $ 5.000. La mayoría de las organizaciones rediseñar sus sitios web cada cinco años.

Los costes de mantenimiento de un sitio web

Se me ha informado que si una organización realiza cambios en su página web en la casa (con un empleado o un voluntario ), entonces debe presupuesto de $ 1,000 por año para un desarrollador para mantener la plantilla de la página web de la organización. El trabajo de mantener un sitio web suele ser esparcido en el año y se lleva a cabo cuando sea necesario. Una orden de trabajo típica sería la de hacer un cambio necesario por un parche en un programa que se utiliza por el sitio web. Todos los programas de ordenador se actualizan periódicamente y cada actualización crea problemas que tienen que ser resueltos . Por lo general, un desarrollador web tiene que resolver estos problemas.

La mayoría de las organizaciones rediseñar su sitio web cada cuatro o cinco años para reflejar los cambios en el programa de la organización. Este rediseño general cuesta entre $ 3.000 y $ 5.000 y se contrata a un desarrollador web profesional.

El nombre de la cuenta de usuario y la contraseña deben mantenerse en privado.

Las personas que no saben cómo corregir los problemas derivados de los cambios en el modelo proporcionado por Virb.com no deben tener acceso a la contraseña de la página web. Sólo una persona con experiencia en HTML se debe permitir que realizar cambios en la plantilla.

Todos los cambios en el contenido del sitio web debe ser manejado por una persona (el Webmaster). Esta persona debe ser un voluntario que estará de acuerdo en que hacer el trabajo en forma periódica bajo la dirección de un oficial de la Fundación.

Todas las sugerencias para los cambios en el sitio web deben ser dirigidas al oficial de la Fundación que se encarga de este trabajo. Ese oficial dictará instrucciones detalladas para el voluntario que hace que los cambios reales antes de comenzar el trabajo.

Mantenimiento en la página web por un desarrollador web profesional o a tiempo parcial debe ser aprobado por el oficial de la Fundación que se encarga de este trabajo antes de finalizar el trabajo . El oficial de la Fundación debe certificar que el trabajo se ha completado antes de autorizar el pago a los desarrolladores web. Un desarrollador web profesional tendrá las herramientas necesarias para probar los cambios realizados antes de lanzar el sitio web para el uso público.

Principales rediseños deben ser manejados a nivel de la Mesa. La Mesa debe de aprueba el nuevo diseño antes del inicio de los trabajos .

Grupo de trabajo Web

Ha habido mucha discusión acerca de los cambios en la página web en los últimos dos años. Sugiero que formamos un grupo de trabajo de sitio web para tomar decisiones sobre los cambios en el sitio web. Sugiero que el Padre Melesio , Diana Amelia y yo formo el grupo.

La tarea del grupo de trabajo será la de formular una política para el mantenimiento de la página web de la Fundación. La política debe ser presentado a la Mesa para su aprobación. La política puede designar un Director a cargo de la página web y describir los procedimientos que deben seguir los que el director , los voluntarios y los contratistas .

Los miembros del grupo de trabajo deben prepararse para la reunion, poniendo por escrito las sugerencias que puedan tener y difundir esas sugerencias a los demás miembros del grupo de trabajo antes de la reunión . Sugerencias para cambios específicos en el contenido del sitio web pueden ser presentadas . Sugerencias para cambiar la plantilla deben ser presentadas en ese momento también. Si los miembros del grupo de trabajo desea sugerir cambios importantes en el sitio web existente deben estar preparados para aproximar los costos de los cambios y sugieren un origen de esos fondos .

Sé por experiencia que los cambios exitosos en programas informáticos y sitios web implican una gran cantidad de planificación previa. Los cambios propuestos deben ser hechos por escrito para que puedan ser discutidos y finalizados y presentados a la persona que realiza el trabajo antes de comenzar el trabajo. Estos documentos constituyen la base del contrato entre el desarrollador y el cliente. Los cambios en la orden de trabajo hecho posterioridad a la firma del contrato pueden ser costosos y dará lugar a un producto de mala calidad.

Thoughts on the website of Pro-Moskitia Foundation

Over the past two years many persons have requested and been given the password to the Pro-Moskitia website, usually based on their promise to make specific changes to the website. Fortunately none of these individuals have actually done any work on the website. Probably for this reason the website still functions. The ability to make changes to the Foundation's website should be limited to one or two individuals who are competent and committed. Therefore I make the following comments.

Why I chose to use Virb.com

I chose to use Virb.com because that company offers templates for websites that can be created and maintained without knowledge of HTML. The service costs $10 per month. I pay for that service. Virb.com does not host the website. The Pro-Moskitia website is hosted without cost to us by another company called Media Temple. The cost to host a website is about $10 per month. My son, who is a web developer, donated the cost to register the domain name. The annual fee to register the use of the domain name is $15.

When changes are needed, I make them without cost to the Foundation. The current costs of the website are about $255 per year, all of which is donated.

Virb.com offers a variety of templates that the foundation can chose from. Changes in the content of the website (but not the template) are very easy to make. Virb.com offers a tutorial on its website on how to make changes to the content.

Two years ago, a web developer customized the template using HTML. Casta Calderon handled that contract and I do not know the extent of those changes.

A suggested strategy for maintaining the organization's website

I suggest that changes to the content of the website be handled by a volunteer (called the webmaster) who makes changes to the website on a regularly scheduled basis, perhaps every three months. All suggested changes should be directed to this volunteer. This volunteer will not have to know HTML. Changes made by the volunteer will be restricted to changing the content of the website, i.e. the text and pictures on the website.

A developer is a person who knows HTML and other Internet programing tools and who creates or maintains websites on a professional or part-time basis. The Foundation should look for a qualified developer who has a personal interest in the work of the Foundation and who will commit to maintain the Foundation's website for an extended period of time. The developer will make all changes to the template of the website as needed. The developer should be paid for this work. An estimated $1,000 per year should be budgeted for this work. Ideally this person will be someone who can read English, Spanish and the Miskitu language. The person may reside in Nicaragua.

The Foundation should initially use a service such as Virb.com or Squarespace.com that provides a template for websites. This service costs approximately $10 per month. Use of the template does not require knowledge of HTML but a developer with knowledge of HTML would be able to modify the template as needed. After the organization has sufficient funds a developer could be hired to create a custom website for the organization at a cost of up to $5,000. Most organizations redesign their websites every five years.

Costs of maintaining a website

I have been advised that even if an organization makes changes to its website in-house (using an employee or a volunteer) it should budget $1,000 per year for a developer to maintain the template of the organization's website. The work to maintain a website is typically spread out over the year and is done as needed. A typical work order would be to make a change made necessary by a patch in a program that is used by the website. All computer programs are updated periodically and each update creates problems that have to be resolved. Usually an experienced web developer must resolve these problems.

Every four or five years most organizations redesign their website to reflect changes in the program of the organization. This redesign typically costs between $3,000 and $5,000 and is contracted out to a professional web developer.

The user account name and password should be kept private

Persons who may not know how to correct problems resulting from changes to the template provided by Virb.com should not be given access to the website's password. Only a person experienced in HTML should be allowed to make changes to the template.

All changes to the content of the website should be handled by one person (the Webmaster). This person should be a volunteer who will agree to do the work on a periodic basis under the direction of an officer of the Foundation.

All suggestions for changes to the website should be directed to the officer of the Foundation who is responsible for this work. That officer should prepare detailed instructions for the volunteer before work is begun. The officer of the Foundation should certify that the work has been completed before authorizing payment to the web developer. A professional web developer will have the tools needed to test any changes made prior to releasing the website for public use.

Major redesigns should be handled at the Board level with the Board approving the redesign prior to the beginning of work.

Website working group

There has been much discussion about changes to the website in the last two years. I suggest that we form a website working group to make decisions about changes to the website. I suggest the Father Melesio, Diana Amelia and I form the group.

The task of the working group will be to formulate a policy for maintaining the Foundation's website. The policy should be submitted to the Board for approval. The policy may designate one Director to be in charge of the website and describe procedures to be followed by that Director, volunteers and contractors.

The members of the working group should prepare for the meeting by putting in writing any suggestions they may have and circulating those suggestions to the other members of the working group prior to the meeting. Suggestions for specific changes to the content of the website may be put forward. Suggestions for changing the template should be put forward at that time as well. If the members of the working group want to suggest major changes to the existing website they should be prepared to approximate the costs of the changes and suggest a source of those funds.

I know from experience that successful changes to computer programs and websites involve a great deal of advance planning. The suggested changes should be made in writing so they can be discussed and finalized and submitted to the person doing the work before work begins. These documents form the basis of the contract between the developer and the client. Changes to the work order made after the contract is signed can be costly and will result in a poor quality product.

Submitted by Philip Mullins, September 2013